Informationen für Tagungsorganisatoren

Webauftritt

Um es Organisatoren von Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen zu ermöglichen, einen Webauftritt anzubieten, der unter einer generischen URL erreichbar ist (also nicht nur unterhalb der des Webverzeichnisses des Organisators), aber einerseits vor, während und kurz nach dem Ereignis vom Organisator bearbeitet werden kann, andererseits nach dem Ereignis auch nach einem möglichen Ausscheiden des Betreuers aus dem MI erhalten bleibt, bieten wir folgendes Verfahren an:

  • Sie als Organisator bestimmen zunächst ein möglichst prägnantes Kürzel der Veranstaltung; es sollte normalerweise eine Jahresangabe enthalten, um Kollisionen mit zukünftigen Einträgen zu vermeiden.
  • Sie erstellen dann die Webseiten in einem Verzeichnis in Ihrem persönlichen Webverzeichnis (oder dem gemeinsamen einer Arbeitsgruppe), das dieses Kürzel als Namen hat. Achten Sie dabei darauf, nur relative Links (also etwa href="../abstracts/vortrag.pdf" statt href="http://www.math.uni-bonn.de/people/ich/konferenz/abstracts/vortrag.pdf") zu verwenden, damit die Seitenstruktur auch unter einer anderen Basis-URL erhalten bleibt.
  • Sie teilen uns dann das Kürzel, ggf. das Unterverzeichnis Ihres www-Verzeichnisses, wo sie es angelegt haben, und eine Kurzbeschreibung der Konferenz sowie deren Termin mit.
Daraufhin sind die Seiten unter http://www.math.uni-bonn.de/veranstaltung/Kürzel erreichbar, außerdem wird sie unter http://www.math.uni-bonn.de/veranstaltung/ aufgeführt.

Nach Ablauf der Veranstaltung haben Sie als Veranstalter noch vier Wochen Zeit, die Webseiten gegebenenfalls zu aktualisieren. Danach werden die Daten aus Ihrem www-Verzeichnis weggesichert, so daß der Webauftritt (auf den Zustand zu dieser Zeit eingefroren) auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem MI unter derselben URL zugänglich bleibt.

Da wir die Daten „ewig“ archivieren, bitten wir Sie, vor dem Archivierungsdatum die Datenmenge auf ein erträgliches Maß zu reduzieren, also z. B. Daten, die nicht von dauerhaftem Interesse sind, zu entfernen oder zu verkleinern.

Zugang zum Funknetzwerk (WLAN)

Für den WLAN-Zugang gibt es für Tagungsteilnehmer zwei Möglichkeiten: Per Zertifikat und per Browserauthentifizierung („Captive Portal“). Erstere Methode bietet den Vorteil einer verschlüsselten (also abhörsicheren) Verbindung, ist aber je nach Laptop-Betriebssystem etwas schwieriger einzurichten; letztere ist simpel einzurichten, läßt sich aber leicht abhören. Ein Zugriff auf die Institutsdrucker ist mit beiden Varianten nicht möglich. Es kann aber von einigen Rechercherechnern der Bibliothek gedruckt werden.
Sie können beide Zugänge vom Support einrichten lassen. Für die Zertifikate benötigen wir die Email-Adressen der Teilnehmer, für die Captive-Portal-Zugänge nur die Anzahl; sie können auch einen Hinweis auf die Webpräsenz der Tagung mitliefern. In jedem Fall geben Sie bitte den Gültigkeitszeitraum an; wenn Sie vermuten, daß Gäste vor Tagungsbeginn anreisen oder nach Tagungsende bleiben, muß das nicht der Tagungszeitraum sein.

Da wir die Zertifikate per Email versenden, ist es erfahrungsgemäß hilfreich, wenn Sie erstens in einer Informationsmail, die Sie sowieso an die Teilnehmer verschicken, darauf hinweisen, daß eine solche Mail zu erwarten ist. Bitte vermeiden Sie in diesem Zusammenhang, von etwas wie einem WLAN-Passwort, einer Zugangskennung o. ä. zu sprechen, weil wir ein anderes Verfahren verwenden und es sonst zu Verwirrung kommt.
Bitte teilen Sie uns zweitens mit, unter welchem Betreff Sie Ihre Informationsmails verschicken, so daß wir unter einem ähnlich gehaltenen Betreff verschicken können, damit die Empfänger unsere Mail sofort zuordnen können.

Wir leisten gerne Hilfe vor Ort. Dazu müßten Sie uns einen Termin nennen, zu dem Ihnen das sinnvoll erscheint, etwa die Anmeldung oder die erste Kaffeepause.
Bitte sorgen Sie dafür, daß zum verabredeten Termin auch ein für uns erkennbarer Ansprechpartner vor Ort ist. Es ist unangenehm für uns, wenn wir von Problemen wissen, aber die betroffenen Teilnehmer nicht ausfindig machen können.

Zugang zu Arbeitsplatzrechnern erhalten Tagungsteilnehmer nicht. Es stehen ihnen aber die Recherche-Rechner im Bibliotheksbereich zur Verfügung; von denen im Eingangsfoyer kann auf dem im selben Raum stehenden Drucker auch gedruckt werden.